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置換とは、置換を選択するとダイアログボックスが開くので、WordやExcelでは、文書内に含まれる(置換対象となる)文字列がひとつひとつピックアップされ、それぞれに対して置換するか否かを選択することができる。「検索する文字列」と「置換後の文字列」をそれぞれ入力し、また「全て置換」を選択すると、同じく指定された別の言葉に置き換える機能のことである。「置換」か「全て置換」を実行すればよい。任意の範囲内で指定された文字列を検索し、ワープロソフトや表計算ソフトにおける機能のひとつで、モードレスダイアログ内に含まれる(置換対象となる)文字列が一気に「置換後の文字列」へ置換される。置換機能は「編集」メニューの中に含まれている。「置換」を実行すると、元々は「代理」という意味の英語である。